La externalización de los documentos desde la oficina central hasta un archivo documental gestionado de forma independiente puede suponer un ahorro de más del 70% en los costes de la empresa. Además, es muy importante tener un criterio definido para optar por la mejor opción en cada tipo de documento: archivo y custodia, archivo vivo, digitalización, acceso en tiempo real o destrucción.
A continuación se analizan 5 ventajas de la externalización del archivo documental de una empresa:
1. Capacidad de gestión
Guardar papeles no es tan fácil como pueda parecer. Muchos de ellos se acaban tirando o perdiendo y resultan documentos fundamentales en muchos procesos. Lo principal es imponer un criterio homogéneo de archivo, que facilitará posteriormente la búsqueda y localización de la documentación.
2. Acceso a la información
La segunda ventaja clara de la externalización de un archivo documental es que no hay que ir a buscar la documentación a los archivos físicos de la empresa, sino que el proveedor la entrega al usuario que la necesita y en cuanto la necesita
3. Reducción de Tiempos
Un documento original se puede recuperar físicamente en cuestión de horas. Si no es preciso contar con el original, puede obtenerse en cuestión de segundos un documento electrónico, lo que supone una importante mejora en la gestión de tareas por parte del equipo.
4. Reducción de Costes
Desde el punto de vista de los costes, hay que destacar que la externalización del archivo permite jugar con costes variables y transparentes. No hay costes ocultos. No hay sorpresas. No hay gastos generales escondidos detrás del departamento. Esta flexibilidad en costes es trasladable a una mayor posibilidad de ampliar o reducir de forma inmediata el volumen de archivo, repercutiendo inmediatamente este efecto acordeón sobre el coste mensual del mantenimiento del archivo.
5. Seguridad
Es uno de los puntos clave. El proveedor externo dispone en sus instalaciones de las máximas medidas de seguridad activas y pasivas que no sólo garantizan el archivo en perfectas condiciones, sino también la máxima confidencialidad ante ataques no deseados por robos o allanamientos.
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