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Externalización de servicios y procesos financieros. El caso GAS & POWER ( GRUPO CEPSA) - CTI Soluciones

Externalización de servicios y procesos financieros. El caso GAS & POWER ( GRUPO CEPSA)

El pasado mes de octubre tuvimos la ocasión de charlar con Pedro Loscos, CFO de GAS & POWER del Grupo CEPSA, en la mesa redonda liderada por Teresa Arandilla, Directora Comercial de Industria y Servicios de CTI,  en  Finance Meeting 2016.

El principal objetivo de esta charla era compartir experiencias sobre externalización de procesos de negocio en el ámbito de la Dirección  Financiera, analizando todos los aspectos inherentes a las estrategias de outsourcing.

A continuación, presentamos un extracto de la intervención de Pedro Loscos en esta charla:

¿Qué objetivos se perseguían con la externalización?

En un primer momento nos planteamos la externalización como forma de ahorrar costes fijos. Esto nos permitiría una mayor flexibilidad estructural, pudiendo adaptarla al volumen de trabajo que teníamos en cada momento, sin necesidad de sobrecargar la estructura de la empresa además de homogeneizar procesos y mejorar el control interno del Grupo.

¿Qué riesgos se contemplaban con la externalización?

Todos los inicios acarrean algunos temores. El mayor riesgo era que los procesos externalizados no funcionaran bien y eso tuviera un impacto negativo en el funcionamiento del resto de procesos. Tuvimos un serio debate acerca de esta cuestión, ya que cuando algo funciona de forma aceptable la tendencia es mantenerlo. Todo cambio acarrea una resistencia, pero estábamos convencidos de que podíamos mejorar la gestión de varios procesos financieros, así que seguimos adelante.

 ¿Qué servicios se decidió externalizar?

La externalización se hizo “internamente” mediante la creación de un Centro de Servicios Compartidos. Los servicios externalizados, sin ánimo de ser exhaustivo, han sido Facturación y Cobros, Registro de Cuentas a Pagar y Pagos, Gestión de Impuestos, Movimientos de Tesoreria, Gestión de Nóminas, entre otros.

CEPSA

¿Cómo se vivió en su organización la transición de la gestión interna de los servicios a la externalización de los mismos?

Además de la resistencia que mencionaba anteriormente, la transición no puede realizarse de la noche a la mañana. Es esencial acompañar al partner de externalización para que comprenda y ejecute los procesos encomendados con las mayores garantías. Este acompañamiento es especialmente importante al principio de la relación. Dejar al partner a su suerte puede tener consecuencias imprevistas, por eso es tan importante que existan mecanismos de control y corrección que permitan mantener siempre una óptima calidad del servicio.

¿Cuáles han sido los resultados y ventajas más significativos obtenidos con la externalización?

Además de los objetivos iniciales de ahorro de costes y mayor flexibilidad, un beneficio añadido ha sido la homogenización de gran parte de procesos en toda la organización. CEPSA es una empresa con muchas líneas de negocio, cada una de las cuales consta de gran número de procesos internos para su funcionamiento, por lo que contar con unos procesos más homogéneos tiene un impacto positivo en los resultados de toda la organización.

¿Qué recomendarías a los responsables de la Dirección Financiera que se estén planteando externalizar algún servicio o proceso?

Mi recomendación es que tienen que pensar que la externalización es un proceso al que le tienen que dedicar tiempo de análisis para conocerse a sí mismos y así poder determinar lo que quieren externalizar y la carga de trabajo que supone.

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