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Cómo gestionar correctamente la base de datos de una empresa. - CTI Soluciones

Cómo gestionar correctamente la base de datos de una empresa.

Cuando se trabaja con una base de datos, lo principal es delimitar bien de qué se trata. Una base de datos es una colección de datos referentes a determinados temas u objetivos. Puede considerarse así que una base de datos podría ser una especie de contenedor de información que permite después una recopilación o análisis de esos datos. Por tanto en una base de datos podrá introducirse información, ordenarla, realizar consultas, facilitar informes, etc.
Hay tres tipos de bases de datos: jerárquicas, en red y base de datos relacionales. Ésta última es el modelo más utilizado y moderno. Es perfectamente apto para la gestión de datos de una empresa, así que lo tomaremos de referencia.

Una base de datos se compone de tablas, que es lo que en realidad contiene la información en sí de la misma. A su vez, cada una de esas tablas está formada por Registros y Campos. Es importante tener esto claro porque de ello dependerá la correcta gestión de una base de datos.
¿Cómo gestionar una base de datos relacionales? Lo primero es contar con un buen sistema de Gestión de Bases de Datos Relacionales (SGBD). Tomaremos como referencia uno de los más comunes y utilizados, a la par de sencillos y prácticos: Access.
Los componentes que aparecen en una base de datos con este programa se corresponde con lo que nos interesa, pues es posible encontrar tablas, consultas, formularios, informes o módulos para que se realicen las funciones automáticamente y que supone un nivel más avanzado.
Ahora bien, para una correcta gestión de una base de datos hay que tener en cuenta diversos consejos:

• Mantener el orden de los datos. Ello facilitará las consultas y por tanto se conseguirá una mayor eficacia. Para ordenador los datos dentro del programa Access, se entra en la opción de Vista Hoja de Datos y hacer clic sobre el campo correspondiente por el que se quiere comenzar a ordenar. El orden puede realizarse de forma ascendente o descendiente.
Pueden ordenarse los datos por más de un campo. Para ello es recomendable colocar dicho campo por el que se quiere ordenar a la izquierda.

• Pensar en la facilidad para las consultas. Filtrar datos de una forma rápida y sencilla es fundamental para una buena gestión de bases de datos. En una consulta pueden destacarse tres aspectos: dónde (en qué tablas se quiere realizar la búsqueda); qué (qué datos exactamente quiere que se devuelva) o cómo (con qué apariencia se quieren los resultados).
¿Cómo pueden crearse consultas desde Access? Debe abrirse la base de datos previamente creada y optimizada. Se activa la cinta de opciones Crear. Después se hace clic en la opción Diseño de Consulta en el grupo Consultas. Una vez hecho esto, aparecerá la ventana Mostrar Tabla, desde la que se decidirá qué tablas formarán parte de la consulta. También podrán incluirse consultas, porque al crear una consulta ésta se comporta como si fuera una tabla.
Para elegir el tipo de consulta, hay que seleccionar el grupo de opciones de Tipo de Consultas que ha aparecido en la ficha Diseño.
Seguidamente, hay que hacer doble clic sobre los campos que se muestran en el conjunto de registros de la consulta o los que quieren usarse como criterio de selección de datos.
En esencia, gestionar bien una base de datos es fácil, sólo que como buen administrativo uno debe ser ordenado y meticuloso. Con herramientas como ésta, lo que queda claro es que todo se hace más sencillo.

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