emails certificados

Un email certificado es una comunicación hecha por correo electrónico que nos permite realizar una notificación con validez legal que certifica la identidad del emisor, el contenido de dicho email, así como los documentos adjuntos y la hora del envío, y la recepción en el servidor del destinatario.

En este tipo de comunicación interviene un tercer agente, independiente al emisor y el receptor, que es quien certifica que la comunicación se ha producido, recogiendo aspectos como desde qué lugar se envió y recibió, la hora del envío y la recepción, así como el lugar.

¿Para qué sirve un mail certificado?

El empleo más habitual de este tipo de correos electrónicos es cuando, por diversos motivos, se quiere dejar constancia de que se ha efectuado la comunicación. Los casos más habituales suelen ser reclamar una fianza, comunicar el abandono de una vivienda, o aquellas situaciones en las que se tratan temas que tengan que ver con pagos y abonos de una cantidad económica, sobre todo si el volumen de la misma es alto. Gana aún más importancia este email certificado cuando la comunicación está sujeta a un periodo de tiempo y es necesario acreditar que tanto emisor como receptor son conscientes de dicho margen espacio temporal. Este tipo de certificación supone una prueba irrefutable en causas judiciales.

 

email certificado en móvil

 

Ventajas del email certificado

Este tipo de certificaciones ofrecen varias ventajas, de ahí que su uso sea muy frecuente en nuestros días:

  • Validez legal. Esta es una de las principales ventajas, ya que el email certificado, como hemos mencionado anteriormente, puede ser considerado como una prueba fehaciente ante un tribunal.

 

  • Inmediatez. El entorno digital en el que se encuentra este tipo de certificación permite que el envío sea en el acto sin necesidad de esperar varias horas o incluso días.

 

  • Tranquilidad. El hecho de asegurarnos de que se produce la comunicación entre emisor y receptor nos asegura cierta tranquilidad a la hora de tener en cuenta que el mensaje se ha transmitido y que la comunicación ha resultado exitosa.

 

  • Ecológico. No debemos olvidar que al prescindir de elementos físicos, estamos contribuyendo también al cuidado del medio ambiente.

 

persona enviando un email certificado desde el móvil

 

Cómo enviar un email certificado

En primer lugar hay que encontrar una empresa que cuente con una plataforma que permita realizar este email de manera certificada. Comfye, por ejemplo, es una herramienta de acceso online que permite centralizar las comunicaciones, tanto físicas como electrónicas a través de diferentes formatos.

Esta herramienta ofrece la posibilidad de redactar el correo que se quiera enviar de forma idéntica a como se haría desde una bandeja de correo electrónico al uso. La diferencia es que tendrás que incluir el email del servicio identificador que hayas elegido.

Una vez enviado el email, te llegará una notificación a modo de justificante afirmando que el correo ha sido enviado y recibido en la bandeja de entrada de la persona a quien está dirigido.

El receptor del email certificado recibirá igualmente sendos correos electrónicos: en primer lugar, el que se le ha enviado y, en segundo lugar, un justificante también de la empresa de certificación haciendo constar el envío y la recepción del email.

Estos justificantes se generan de manera automática en el momento en que el email certificado ha llegado a su destino. Incluso, existe la posibilidad de generar otro justificante una vez el receptor ha abierto dicho email para asegurar la lectura del mismo y tener la certeza de que el usuario ha recibido correctamente el email y lo ha abierto para tomar, en caso de que sea necesario, las medidas oportunas.

Como ves, trabajar con emails certificados es muy sencillo y nos permite justificar que se ha realizado la comunicación. Lo más importante es contar con una herramienta que nos permita trabajar de manera cómoda y empezar a integrarla en el día a día de la compañía.

Si quieres empezar a utilizar emails certificados, desde CTI soluciones podemos ayudarte a través de nuestra plataforma Comfye, con la que podrás realizar tus comunicaciones electrónicas y físicas y obtener un control individual de la manera más eficiente.

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