Seguramente has escuchado hablar de los cuadernos AEB en relación a la gestión de ficheros, pero, ¿tienes claro a qué se refieren exactamente y la utilidad que pueden tener?
¿Qué es un cuaderno bancario?
En el día a día de una empresa, la tesorería es una parte muy importante de la gestión. Independientemente del tamaño de la empresa, dicha gestión de la tesorería puede ser una tarea complicada, y un pequeño error puede acarrear importantes consecuencias en un futuro.
Con el objetivo de facilitar a las empresas la gestión de su tesorería, la Asociación Española de Banca (AEB) crea una serie de normas, conocidas como cuadernos bancarios, o también cuadernos AEB. Dichos cuadernos establecen una serie de protocolos o procedimientos a través de los cuales se define un formato específico para cada instrumento de pago y se gestiona la información relacionada con los productos y servicios bancarios que se utilizan de manera habitual dentro del entorno de la empresa.
De esta manera, se ofrece a las empresas la posibilidad de desarrollar programas de contabilidad informáticos o utilizar otros ya creados, con el fin de integrarlos dentro de la gestión diaria e incluso dentro de su propio software de facturación.
Principales ventajas de los cuadernos AEB
- Se trata de protocolos de comunicación estándar para todas las entidades que operan dentro del territorio nacional español, por lo que es posible beneficiarse de ellos independientemente de la entidad bancaria con la que trabaje la empresa.
- Permite reducir costes, al ser un proceso electrónico se obtienen las principales reducciones de coste que permiten los canales digitales.
- Se optimiza el tiempo gracias a la facilidad con la que permiten trabajar y al agilizar los procesos que de otra forma podrían llevar mucho más tiempo.
¿Cuáles son los cuadernos AEB más importantes?
Por nivel de utilidad para la empresa y utilización en el día a día, los cuadernos más importantes son los siguientes:
- Cuaderno 19 AEB. Adeudos por domiciliaciones en soporte magnético.
- Cuaderno 32 AEB. Remesas de efectos en fichero informático de clientes a entidades financieras.
- Cuaderno 34 AEB. Órdenes en fichero para la emisión de transferencias y cheques.
- Cuaderno 43 AEB. Información normalizada de cuenta corriente.
- Cuaderno 58 AEB. Créditos comunicados mediante fichero informático para su anticipo y gestión de cobro.
- Cuaderno 68 AEB. Órdenes en fichero para emisión de pagos domiciliados.
De entre todos ellos, el cuaderno 43 AEB es el que cobra mayor importancia ya que es el encargado de regular y normalizar la transmisión de extractos de cuentas y pólizas de crédito. Esto hace que sea muy importante a la hora de llevar a cabo el procedimiento de conciliación bancaria y mantener las cuentas bajo control en todo momento, como práctica siempre recomendada en tesorería. Sin embargo, muchas veces no es utilizado por las empresas por desconocimiento.
¿Cómo aplicar los cuadernos AEB?
Para su utilización es necesario firmar un contrato especial con la entidad bancaria de la empresa. Es decir, no es algo de que se disponga de manera automática, sino que la empresa debe hacer constar su deseo de trabajar con este sistema.
Se debe nombrar a una persona apoderada de la empresa, que será la responsable de su uso. Al igual que en el resto de operativas tradicionales, las órdenes realizadas mediante los cuadernos AEB y los programas desarrollados en torno a ellos han de estar firmadas por dicha persona apoderada de la empresa.
En cuanto a la tecnología, es importante contar con un buen partner tecnológico que disponga de la herramienta que cada empresa necesita. En CTI desarrollamos aplicaciones que permiten la generación de cuadernos AEB que garantizan que se cumplen los requisitos establecidos dentro de cada tipo de operación mediante una serie de validaciones. Además, permite también la conversión de ficheros a los formatos actuales mediante un conversor.
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