Seguramente hayas escuchado este concepto en más de una ocasión y, aunque pueda parecer un término desconocido, es una alternativa muy común entre las empresas, ya que las ventajas que ofrece el servicio de outsourcing son muy amplias.
El outsourcing de nóminas se refiere a la contratación de una empresa externa para que se haga cargo de ciertos procesos administrativos de la empresa, como el cálculo de las nóminas de los empleados, las derivadas retenciones así como las cotizaciones de la Seguridad Social
El outsourcing surge en época de crisis, como una solución para las empresas que les permitía abaratar costes, como los gastos de administración. De esta manera, la empresa podía centrarse en otras operaciones, tener acceso a profesionales cualificados y especializados, y al mismo tiempo, dar un mejor servicio a los empleados, entre otros muchos beneficios que enumeramos a continuación.
¿Cuáles son las principales ventajas del servicio de outsourcing de nóminas?
Profesionales cualificados. Las empresas dedicadas a ofrecer este tipo de servicios cuentan con todas las herramientas necesarias y el conocimiento para brindar el mejor servicio; desde el software hasta las bases legales implicadas, garantizando una eficiencia y eficacia mayor de la que suele ser capaz de ofrecer una empresa. Además, te permite contar con un punto de vista externo y observar posibles mejoras en la organización con mayor objetividad.
Respaldo total. Puedes contar siempre con asesoramiento especializado de profesionales para prevenir y resolver cualquier situación referente al tema de nómina, incluso, durante los periodos de vacaciones.
Más información. Tendrás más conocimiento sobre tus nóminas. Las empresas que se encargan de estos procesos envían informes que te permiten conocer el estado de todas las funciones que realizan. También te mantienen al tanto de situaciones especiales como absentismo laboral, novedades normativas o mejores prácticas del sector.
También el empleado tendrá más información a su disposición sobre el estado de su salario. El outsourcing facilita al empleado ayuda, para que tengan el control de dividir su pago en diferentes cuentas bancarias y con el fin de que pueda tener más a punto sus objetivos de ahorro. Esto puede ayudar a los empleados a que inviertan en sí mismos, por lo que obtienen un plus de satisfacción en su puesto de trabajo.
Evitar penalizaciones. La parte legal de los procesos en la empresa siempre vienen mano en mano con dificultades debido al desconocimiento de todos los detalles implicados. A menudo, este desconocimiento puede tener repercusiones legales para la empresa. Dejándolo en manos de expertos, el riesgo de encontrarse con esta situación se disminuye o desaparece totalmente.
Evita los números rojos. Ya se ha dicho que el inicio de este método de contratación surgió en momentos de crisis. La alternativa que se encontró fue confiar parte de la administración de nómina a agentes externos. La externalización es la mejor salida ante una situación de crisis.
Confidencialidad. Son muchas las empresas que, por política de confidencialidad, deciden externalizar la gestión de nóminas ya que se maneja información sensible. No obstante, este punto también se puede volver una desventaja, ya que perdemos el control interno de numerosos datos personales, profesionales y corporativos que aparecen en la documentación que cedemos a la empresa proveedora
Además de esta percepción de pérdida de control, otra posible desventaja es la reubicación de la plantilla: el pasar de una gestión interna a la externalización de nóminas, requiere la reubicación del personal previamente asignado, a otras áreas de la empresa. Normalmente estos profesionales se reorientan a funciones más estratégicas en áreas de Recursos Humanos, Administración y/o Finanzas. Sin embargo, también en algunos casos se transfiere al proveedor del servicio externo o se produce su salida de la empresa.
¿Qué requisitos tenemos que tener en cuenta a la hora de contratar un servicio de outsourcing?
Optar por el outsourcing de nómina aporta mucho a la empresa. No obstante, tomar una decisión equivocada puede perjudicar más de lo que ayuda. Por este motivo, debemos tener en cuenta siempre una serie de aspectos antes de escoger un proveedor del servicio.
Para elegir al proveedor adecuado, es recomendable solicitar información como años de experiencia, con qué clientes trabaja, catálogo de servicios que ofrece, así como el presupuesto mensual y desglose de los servicios incluidos.
También conviene analizar el valor diferencial que puede ofrecer cada proveedor, es decir, qué puede aportar a la organización que mejore la calidad de los resultados así como contemplar que la empresa externa de outsourcing de nóminas comparta una misma filosofía de trabajo y valores, es decir, es conveniente asegurarse de ciertas garantías para que este servicio conforme un buen equipo de trabajo y se convierta en un verdadero “partner” de tu organización.
La clave es contratar a una entidad de confianza. Muchos bancos y otras entidades financieras ofrecen este servicio, por lo que no resultará difícil encontrar un servicio de calidad con una reputación que transmita esta confianza.
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