La explicación más rápida y sencilla para entender qué son los metadatos es que son datos que hablan de datos, es decir, que describen el contenido de los archivos o la información de los mismos. Pero no debemos quedarnos en la definición más sencilla, sino que es necesario ir más allá y descubrir su utilidad para un negocio o una organización.
¿Qué son los metadatos?
Literalmente, el término significa “más allá de los datos”. Los metadatos se caracterizan por ser datos altamente estructurados que describen características de los datos; presentan diferenciaciones que dependerán de las reglas incluidas en las aplicaciones para determinar la estructura interna de los esquemas de datos; y, además, pueden clasificarse en función de diferentes criterios, como el contenido, la variabilidad o la función.
En conclusión, podemos decir que los metadatos son información que describe otros datos. De una manera más gráfica: si una empresa tiene una gran cantidad de documentos almacenados en una base de datos, los metadatos pueden ayudar a organizar y encontrar esos documentos de manera más eficiente ya que pueden incluir otra información como el título del documento, el autor, la fecha de creación y otras etiquetas que pueden ser relevantes para la empresa.
Dicha información puede ser filtrada para buscar documentos específicos de manera más rápida en lugar de tener que examinar manualmente cada documento.
¿Cómo aprovechar la utilidad de los metadatos?
Su multifuncionalidad es lo que primero destaca de la gestión de los metadatos, como la colecta de datos, el procesamiento y el análisis:
Colecta de datos
Dentro de la etapa de colectar la información, los metadatos facilitan algunas tareas:
- Búsqueda: ayudan en la búsqueda de la ubicación de los datos.
- Estandarización: van eliminando errores.
- Integración: permiten una integración completa para el uso común dentro de las empresas, lo que mejora las prácticas por parte de los usuarios.
Procesamiento
En el momento de procesar los datos, los metadatos también influyen de manera muy positiva:
- Seguridad: Una adecuada gestión de metadatos es primordial sobre todo a la hora en que se presentan cambios. Deben proteger los datos críticos de las compañías, así como facilitar que se cumplan las normativas.
- Mejora de informes: los metadatos ayudan a entregar informes de mayor calidad con datos seguros y confiables.
- Gestión de cambio: los metadatos ayudan a controlar y visualizar la integración de los datos dentro de la organización o empresa.
Análisis de los datos
Al igual que en las demás partes del proceso, los metadatos repercuten también en el análisis y la entrega de resultados:
- Desarrollos más rápidos: utilizar de manera inteligente los metadatos ayuda a aumentar la productividad.
- Gobernanza de datos: Tener un programa de gobierno de datos exitoso, donde se gestionen de manera estandarizada.
- Evaluación: La valoración final que permite obtener los metadatos ayuda a los analistas a determinar si los datos van a ser útiles para un proyecto o no.
Ya puedes hacerte una idea de la importancia de los metadatos. Con la correspondiente tecnología y el Data Governance, pueden no solo ayudar en la gestión de almacenamiento y accesibilidad de la información, sino que también pueden ayudarte en la toma de decisiones de tu negocio.
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