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Control y organización de las estructuras organizativas. ¿Cómo realizarlo? - CTI Soluciones

Control y organización de las estructuras organizativas. ¿Cómo realizarlo?

Escándalos como los papeles de Panamá y otros acontecimientos relacionados con la evasión de capitales en las empresas han puesto en jaque el control de las estructuras organizativas. Aunque la identificación y verificación de los beneficiarios se ha convertido en una de las acciones más importantes en relación al onboarding de clientes, lo cierto es que aún siguen dándose situaciones al margen de la legalidad.

Por si fuera poco, las nuevas regulaciones y normativas existentes no han contribuido a mejorar la situación creándose una paradoja problemática. Cada vez más, los procesos de verificación e identificación son exhaustivos y extensos. Sin embargo, el acceso a la información sigue siendo limitado y opaco dando paso a estrategias basadas en el encubrimiento legal.

La propiedad y los beneficiarios son los últimos eslabones de una larga cadena de elementos que dependen en buena parte de que los propios clientes faciliten la información concerniente a los servicios. Un hecho sorprendente es que la mayoría de las fuentes tienen un acceso limitado a entidades de tipo offshore. En caso de tener acceso, éste resulta incompleto, poco fiable e ineficiente. Organismos como el Banco Mundial o el Banco Central Europeo consideran que incluso cuando hay registros de carácter público como el Person with significant control (PSC) en Reino Unido, pocas veces se incluye información al detalle de los beneficiarios porque este hecho no es obligatorio.

Existen diversas normativas, aunque lo más importante sigue siendo la diligencia con los clientes directos creando un acceso objetivo, funcional y transparente de la información. El incumplimiento del régimen regulatorio implica que las empresas deben hacer frente a los riesgos financieros de gran relevancia que pongan en juego la reputación de la entidad. De esta forma, los clientes adquieren una visión más sólida de la compañía.
Por otra parte, la relevancia de la propiedad no es reciente. Los marcos legales que rigen miden este parámetro y el control existen desde hace muchísimo tiempo. En un intento por garantizar la detección del fraude y frenar la corrupción, la mayoría de compañías ponen en relieve diferentes medidas para resultar más transparentes. Sin embargo, siguen siendo insuficientes a la vista de los resultados.

Como consecuencia de este panorama regulador, la identificación resulta una tarea complicada. Para los equipos de gestión encargados de este trabajo, es habitual adoptar diversos enfoques basados en el riesgo con límites estandarizados para la identificación de beneficiarios. Habitualmente la propiedad efectiva recae en tres tipos de perfil. Por una parte, los directores ejecutivos (o funcionarios con experiencia en su defecto), accionistas significativos (como mínimo con el 3% de las participaciones) y terceros accionistas. Esta clasificación estructural muestra niveles altos de riesgo y requiere un control absoluto por parte de los equipos de compliance para demostrar que se han tomado las medidas adecuadas.

Cabe destacar que para muchas organizaciones, conseguir detalles informativos no es tarea fácil. Normalmente este proceso puede llevar varios días e incluye la identificación de atributos manuales, la verificación de los atributos (como los niveles de propiedad) y la realización de informes financieros. En el cálculo de la propiedad efectiva, los equipos de compliance trabajan de forma independiente fiándose de diversos informes, hojas de cálculo y estudios comerciales.

Finalmente la ausencia de registros públicos, la dificultad para acceder a la información y la falta de cooperación deliberada representan los principales retos a transformar en las organizaciones afectadas por esta situación. La globalización de la propiedad junto a la complejidad de los instrumentos y el uso de centros offshore requiere de un control absoluto que garantice la seguridad y el correcto tratamiento informativo. Usando las tecnologías oportunas, diferentes mecanismos, además de las fuentes de información rigurosas, pueden lograrse pequeños pero acertados cambios que conduzcan hacia una política empresarial basada en la transparencia y en el trato directo con el cliente final.

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