outsourcing

El Outsourcing es una práctica empresarial que consiste en la contratación de una serie de servicios a profesionales externos especializados en acciones que no forman parte de la actividad principal de la empresa.

Los orígenes del outsourcing se remontan varias décadas atrás en los Estados Unidos y, más adelante, en el Reino Unido. Entonces fundamentalmente se centraban en servicios de logística, TIC, salud o recursos humanos.

Hoy en día la tendencia del mercado fortalece cada vez más la convicción de que hay que externalizar ciertas tareas con la intención de focalizar los recursos en las actividades clave para el negocio.  

El outsourcing no es una moda, sino que se ha convertido en una práctica de gran importancia, pieza clave en los procesos de transformación que se dan actualmente en las empresas, facilitando soluciones profesionales en casos de necesidades puntuales.

¿En qué consiste el outsourcing?

Traducido literalmente al castellano significa “tercerización o externalización de servicios”. El outsourcing es una estrategia mediante la cual una empresa confía la realización de determinadas tareas o procesos a un tercero, para que se desempeñen con mayor grado de eficiencia.

¿Qué beneficios puede aportar el outsourcing a tu estrategia empresarial?

Entre los múltiples beneficios del outsourcing destacan los siguientes:

  • Permite la centralización estratégica en las actividades que forman parte del núcleo productivo y esencial de la empresa, como facturación, administración, recursos humanos o contabilidad.
  • Facilita el acceso a la contratación de personal experto y especializado en la prestación de diversos servicios.
  • Supone un apoyo indudable para aumentar los servicios que la empresa presta a los clientes directos facilitando la ampliación del tamaño de la empresa.
  • A largo plazo, representa un ahorro considerable de tiempo, dinero y recursos para las empresas. Con el paso del tiempo, las soluciones outsourcing resultan más económicas en comparación a la contratación directa de personal técnico especializado que desarrolla una serie de funciones concretas.
  • Mayores oportunidades de crecimiento y de generar negocio. Sin lugar a dudas, esta es una de las ventajas esenciales de contratar servicios de outsourcing ya que supone una excelente ocasión para estar en contacto con otros profesionales expertos en diversas áreas productivas.

De igual forma, optar por las soluciones outsourcing supone no solo mejorar la calidad de las actividades, sino también ofrecer una serie de ventajas al cliente final como son las siguientes:

  • Uso de tecnología avanzada. Las empresas especializadas en outsourcing tienen sistemas propios desarrollados que son tecnológicamente vanguardistas con el objetivo de resultar competitivas. Gracias al outsourcing pueden ofrecerse nuevos servicios a los clientes sin necesidad de invertir ingentes sumas de capital en la formación de habilidades concretas.
  • Flexibilidad en los servicios. Es una de las grandes ventajas de contratar soluciones outsourcing. Por todos es sabido que las empresas pasan por diversos ciclos de fluctuación de mercado y que hay momentos en los que la oscilación de los ingresos y de los gastos varían completamente. Ante esta situación, confiar en empresas con capacidad para prestar soluciones de outsourcing supone una flexibilidad y una adaptabilidad mayor al mercado.
  • Personalización y trato con el cliente. La satisfacción del cliente suele aparecer como uno de los objetivos más importantes para cualquier empresa independientemente del tamaño o ámbito de actuación. Gracias a las soluciones outsourcing puede ofrecerse un tratamiento personalizado y enfocado a las necesidades concretas que tenga el cliente.
  • Introducción en nuevos mercados. La expansión hacia mercados emergentes es otra de las máximas más comunes entre las empresas. Con las soluciones de outsourcing no solo pueden crearse nuevas sinergias productivas, sino que se garantiza la expansión hacia mercados diferentes y en expansión.

Aunque a priori siempre hay que cuestionarse el coste de la implementación de los servicios de outsourcing, en función de las necesidades reales de cada modelo de negocio, en el medio y largo plazo se obtienen importantes ahorros que se revierten en la mejora de la competitividad y organización de las empresas que, junto a un alto control y medición de los resultados, ofrece claras oportunidades de éxito.

Aspectos legales del outsourcing

Tan importante como el servicio de outsourcing a contratar, son los aspectos legales del acuerdo que se suscribe con la empresa que presta el servicio. El contrato de outsourcing es, en esencia, un contrato de prestación de servicios entre empresas mediante el cual se regula la subcontratación o externalización de los procesos de negocio que la empresa contratante no puede asumir, bien por no tener un departamento especializado o personal cualificado para desarrollar una determinada tarea, bien porque la realización de la misma de manera interna supondría una elevada inversión, o por cualquier otro motivo.

Dicho contrato debe establecer las responsabilidades de ambas partes, con una terminología adecuada y una estructura comprensible. Además, se deberá dejar constancia de cuestiones como el personal que participará en el servicio, los términos de pago o los plazos y condiciones del traspaso de funciones a la finalización del servicio.

5 puntos clave del contrato de outsourcing

Existen 5 puntos clave que deben quedar reflejados en los contratos de outsourcing:

1. Términos del acuerdo de externalización de servicios:

El contrato de outsourcing debe definir cuestiones tales como el tipo de servicios que se van a prestar y la duración de los mismos. Además, deberá recoger aspectos como las condiciones de cesión, gestión y recuperación de servicios, la propiedad intelectual o las condiciones previstas para la resolución del contrato y las penalizaciones en caso de incumplimiento del mismo.

2. Nivel y profundidad del servicio de outsourcing:

El acuerdo de externalización de servicios debe establecer el ámbito de aplicación del servicio: operación, mantenimiento, desarrollo... etc. y los procedimientos que se emplearán para llevarlo a cabo. Se trata de un aspecto fundamental de los contratos de outsourcing y debe ser fácilmente medible. Por ello, para la correcta definición del nivel de servicio, es conveniente la realización conjunta de un análisis previo de viabilidad que refleje pormenorizadamente cada uno de los acuerdos concretos que se van a suscribir.

 3. Personal y activos empleados en la prestación del servicio:

El contrato establecerá quiénes formarán parte del equipo, cuántos miembros pertenecen a la empresa contratante y cuántos a la empresa de outsourcing. Además de los recursos humanos, el acuerdo definirá qué recursos tangibles e intangibles (físicos, financieros, tecnológicos...etc.) que, siendo propiedad de la empresa contratante, se traspasarán a la empresa de outsourcing y si estos serán recuperados a la finalización del contrato.

 4. Términos de cargos y pagos del servicio:

El plan de pagos deberá establecer la manera en que se pagarán los servicios (precio fijo, variable o mixto) y los plazos en que se ejecutarán dichos pagos (periódico, mensual, por consecución de objetivos...etc.). Además, es necesario definir cuestiones tales como el cálculo de los cargos por el servicio, los cargos a incluir y excluir, el cargo de gastos por separado o la aplicación de descuentos por incumplimiento de plazo en la entrega de los trabajos contratados. Es conveniente añadir otros términos como la frecuencia con que se debe revisar el contrato o la posibilidad de que disminuyan los cargos con el tiempo.

 5. Términos de salidas programadas y rescisión del contrato de prestación de servicios:

Otro de los puntos fundamentales que el acuerdo de outsourcing debe prever son los mecanismos de rescisión y salida del mismo, garantizando la transferencia de activos y del servicio a la finalización del mismo. El contrato deberá definir los plazos para la rescisión o no renovación del servicio (a seis meses, uno o dos años de la firma del acuerdo...etc.), los plazos de preaviso de resolución y las compensaciones o penalizaciones económicas en cada uno de los casos posibles.

Aspectos esenciales en la implantación de una solución outsourcing

La subcontratación de servicios la reducción del riesgo es prácticamente absoluta. Por una parte, las empresas que prestan un servicio concreto son por lo general agentes expertos en esa actividad con lo que el conocimiento y la actualización son constantes. De otra parte, confiar en otros profesionales con amplio conocimiento del sector resulta esencial para tener éxito en las operaciones realizadas.

Para garantizar el éxito de una operación basada en las soluciones outsourcing es clave tener en cuenta diferentes puntos esenciales. Aunque puede resultar obvio, en la implantación de las soluciones outsourcing no deben descuidarse determinados aspectos imprescindibles como son los siguientes:

  • Protección de la confidencialidad. En la externalización de algunos servicios como la gestión de personal, la administración y base de datos debe hacerse bajo un protocolo de seguimiento que garantice la inviolabilidad de los datos y la máxima protección de los mismos. La empresa debe tomar las medidas que considere oportunas para asegurar que no se produce una situación basada en la vulneración de la confidencialidad.
  • Relaciones comunicativas. La relación comunicativa entre la empresa matriz y la empresa encargada de la explotación de los servicios debe ser continua. Es imprescindible reforzar el conocimiento mutuo de ambas empresas con el fin de evitar posibles pérdidas de información.
  • Mantener los niveles de motivación de los empleados. En algunos casos, los empleados de la empresa que subcontratan servicios pueden sentirse desconfiados y desmotivados ante la externalización de tareas. En una empresa, es muy importante vigilar que los niveles de productividad sean constantes, pero es más importante que los empleados de la compañía trabajen con buena actitud, sintiéndose una parte integrada en el proyecto y con total vocación por dar lo mejor de sí mismos. Esta situación es resultado directo de la buena relación entre el empresario y el empleado.
  • Seguimiento de los servicios subcontratados. La externalización de servicios no tiene por qué significar una pérdida de control sobre el trabajo que se está realizando. Resulta clave que se realice un seguimiento constante de los servicios subcontratados. La mayoría de las empresas que deciden subcontratar servicios lo hacen con dos objetivos muy concretos en la mente: optimizar tiempo y mejorar los recursos. De ahí que cada vez más empresas sean conscientes de la importancia de utilizar este tipo de procesos de trabajo basados en la confianza mutua entre compañías y en la generación de sinergias productivas.

¿Por qué cada vez más empresas apuestas por el servicio de outsourcing?

En un mundo globalizado y competitivo, cada vez más empresas optan por escoger soluciones y servicios de outsourcing.

Precisamente, ante un nuevo contexto las empresas deben recuperar el papel activo que tenían hasta 2020. Es el momento de acometer nuevos proyectos, buscar sinergias estratégicas y ampliar horizontes más allá de lo establecido. Solo así y con el trabajo continuado las empresas pueden convertirse en motores de creación de empleo.

En CTI sabemos que la diferenciación es un factor muy perseguido por todas las empresas, sean del tipo que sean. La externalización de servicios o de proyectos se ha convertido en una de las estrategias más recurrentes en la actualidad con la finalidad de ofrecer servicios de calidad, eficientes, adaptados a las necesidades específicas que presenta el mercado o los clientes y con la seguridad de que el resultado será perfecto.

Por lo tanto, no es de extrañar que cada vez más empresas vean en el outsourcing una solución perfecta para resultar competitivos. Aunque en España cada vez más empresas apuestan por este servicio, lo cierto es que aún queda un largo camino que recorrer si comparamos nuestro país con Francia y Portugal, dos de los socios europeos con mayor experiencia en términos de outsourcing, aunque a nivel mundial, Estados Unidos y Japón son líderes globales. 

Por lo tanto, la implantación del outsourcing entre las empresas españolas está siendo lenta, aunque constante. 

Además, con el outsourcing el coste final se reduce muchísimo. La subcontratación de servicios de carácter técnico ofrece un sinfín de oportunidades, tanto en empresas multinacionales como en pequeñas empresas que buscan ser más competitivas para generar una imagen de marca distintiva entre otras corporaciones del sector.

En CTI Soluciones somos especialistas en la prestación de este servicio a diferentes empresas. Ponte en contacto con nuestro personal técnico y verás cómo en muy poco tiempo tu empresa comienza a crecer generando nuevas oportunidades de negocio.

CSO

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