Empezamos a ser conscientes de la importancia y complejidad de la gestión de datos. Tan importantes son los datos como llevar a cabo una correcta gestión de ellos. Hasta tal punto, que puede incidir directamente en el éxito o el fracaso de un negocio. ¿Sabes cómo llevar a cabo una correcta gestión de datos?
¿Qué es la gestión de datos?
Nos referimos a gestión de datos como todos los pasos que se llevan a cabo con ellos, desde la recopilación hasta el almacenamiento y su procesamiento, e incluso si se diera el caso, su eliminación. El término data management igualmente se define como la labor de organización y acceso a datos que resulta muy efectivo en la productividad, eficiencia y toma de decisiones en el ámbito de la empresa.
Gestión de datos: objetivos
Uno de los objetivos principales del data management es la de integrar todos los procesos a lo largo de la gestión del ciclo de vida de los datos, lo que hace referencia desde su obtención hasta su aprovechamiento y eliminación.
1. Recopilación de datos
Como fase inicial del proceso, tenemos la parte en la que se recopilan los datos. Aquí es muy importante realizar una criba que nos permita obtener aquellos datos que realmente son relevantes para la compañía, desechando los que no sean necesarios. Además, esto se recoge dentro del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) que obliga a recopilar solo la información que es necesaria y de la que el usuario ha dado su consentimiento previo. De esta manera, podrás comenzar a llevar a cabo una buena gestión de datos y documentos. El trabajo de data management comienza con la recopilación de información proveniente de múltiples fuentes: transacciones comerciales, interacciones en redes sociales, datos de clientes o información de sensores, entre otros.
2. Almacenamiento de datos
Tanto el formato de los datos como la ubicación donde se van a almacenar son muy importantes, esta debe ser de manera segura y accesible. Puedes optar por un almacenamiento local, aunque desde hace muchos años los almacenamientos en la nube han cobrado un mayor protagonismo. Es muy importante que elijas una opción que sea fácilmente accesible por las personas que deben consultar los datos, así como compatible con los sistemas externos que vayas a utilizar. En este punto, el almacenamiento cobra una importancia muy alta a la hora de poder realizar una buena gestión de BBDD.
3. Seguridad de los datos
Hoy en día la seguridad de los datos es uno de los puntos más importantes a tener en cuenta. Existen peligros como daños en el hardware, pérdidas por robo, por errores de software, etcétera, que debemos de evitar.
Además, siempre hay que tener precauciones como contraseñas seguras, contar con un antivirus actualizado y llevar a cabo una estrategia de copias de seguridad constante para garantizar la correcta organización y limpieza de datos y evitar altercados.
4. Protección de datos
Esta parte hace referencia a las personas que tienen acceso a los datos. Los accesos se deben gestionar a través del software utilizado para denegarlo a empleados que bien no deban acceder a ellos, o que ya no trabajen en la compañía.
5. Borrado
Si se almacenan datos que ya no van a ser necesarios, estos han de eliminarse. De esta manera la empresa eliminará también toda responsabilidad sobre su seguridad. Para este fin, la gestión de datos debe permitir borrar datos de forma selectiva y segura. Así, se eliminarán por separado los datos que ya no vayan a utilizarse.
Desafíos en la gestión de datos
La gestión de datos es un proceso dinámico que requiere de una correcta tecnología y que debe adaptarse en todo momento a las constantes necesidades de la compañía. De ahí, que surjan nuevos desafíos como:
- Seguridad. Cada día existen nuevos riesgos en seguridad que los software y los sistemas antivirus deben prever. Grandes empresas se han visto envueltas en casos de robos de información a través de ingeniería social. Por eso es muy importante contar con herramientas que ayuden a proteger esta información.
- Obligaciones legales. Desde la implementación de la nueva RGPD, han surgido grandes dudas y retos en la protección de datos para las empresas. Estas leyes muchas veces van sufriendo ajustes que las herramientas de gestión de datos deben tener en cuenta para estar siempre actualizadas en base al marco legal.
Como puedes comprobar, en temas de datos lo más importante es recurrir a herramientas que tengan un cierto prestigio para poder beneficiarte de sus prestaciones y evitar posibles altercados. Herramientas como Geocode cumplen y superan las expectativas en temas de gestión de datos, además de contar con un gran equipo detrás.
En tema de datos, no puedes jugártela, la gestión de datos no es simplemente una actividad técnica, sino un proceso estratégico fundamental para las empresas modernas. Aquellas organizaciones que priorizan el trabajo de data management están mejor posicionadas para tomar decisiones informadas, innovar y mantenerse competitivas en un entorno empresarial en constante evolución.
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