Cuáles son las funciones de un back office

El término de Back Office proviene de su opuesto “front office”, que es la parte de la empresa que tiene contacto directo con el cliente. Por lo que podemos traducirlo como la “trastienda”, la parte menos visible de una empresa.

El Back Office engloba todas aquellas actividades relacionadas con la gestión interna de una empresa. Es decir, hace referencia a las tareas administrativas no relacionadas con ventas, ni atención directa con el cliente. 

Debido al gran volumen de trabajo que esto supone, la mayoría de las empresas optan por externalizar los servicios de back office, lo que aporta una serie de ventajas como la reducción de costes o la optimización del tiempo invertido en estas tareas.

No solo es cubrir una serie de tareas, es también cumplir y perseguir unos objetivos, como pueden ser:

• Optimizar el funcionamiento de tu negocio.
• Hacer que tu empresa destaque frente a la competencia.
• Mejorar el trabajo diario de tu empresa, con aplicaciones informáticas de fácil manejo y al mejor precio.

¿Qué hace un asistente de back office?

Es posible que en algún momento te hayas preguntado para qué sirve un back office para empresas. Es común que todo el trabajo administrativo de una empresa pueda ser realizado directamente por dicha compañía, o por volumen u otra circunstancia, deba externalizarse a empresas especializadas en gestión de procesos de negocio. Los objetivos principales de la externalización de un servicio de back office son la mejora de la eficiencia y el ahorro de costes de la compañía.

Al contratar un servicio profesional buscamos que cumplan una serie de características que nos aseguren ciertas garantías de calidad en su servicio. Las principales funciones de un back office para empresas pueden variar según la industria y la organización, pero algunas de las funciones comunes incluyen:

• Administración y gestión de datos: esto implica la recopilación, almacenamiento, procesamiento y gestión de datos relevantes para la organización, como registros de empleados, informes financieros, inventarios y bases de datos de clientes. Generación de informes y análisis para respaldar la toma de decisiones estratégicas de la empresa.
• Contabilidad y finanzas: para que una empresa funcione es esencial llevar un exhaustivo control tanto de los gastos como de los pagos pendientes. En ocasiones, la gestión de pagos pendientes resulta una ardua tarea, por lo que es de gran ayuda contar con un equipo de profesionales especializados que conozcan las herramientas adecuadas para recuperar cuentas morosas. El back office se puede encargar de la contabilidad, la preparación de informes financieros, la gestión de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, la nómina y la gestión de presupuestos.
• Recursos Humanos: cualquier empresa, por pequeña que sea, debe llevar a cabo una serie de tareas administrativas para las que es necesario contar con el tiempo y la formación adecuada para su correcto funcionamiento: gestión de nóminas, despidos, facturación, clasificación de documentos, etc. La gestión de recursos humanos, que incluye la contratación, capacitación, evaluación de desempeño, administración de beneficios, y la gestión de asuntos relacionados con el personal.
• Logística y cadena de suministro: coordinación y gestión de la logística, incluyendo la gestión de inventario, adquisiciones, distribución y transporte.
• Tecnología de la información (TI): hoy en día, prácticamente todas las empresas utilizan herramientas tecnológicas para realizar el trabajo diario: ordenadores, móviles, servidores… Por ello, es fundamental contar con un equipo especializado en IT, capaz de solucionar cualquier duda o problema informático que pueda surgir en el seno de la empresa, como el mantenimiento y soporte de sistemas y redes informáticas, gestión de la infraestructura tecnológica y seguridad de datos.
• Cumplimiento legal y regulatorio: asegurarse de que la empresa cumple con todas las leyes y regulaciones aplicables, y gestionar las auditorías y la documentación legal.
• Soporte administrativo: actividades administrativas como gestión de documentos, archivo, correspondencia, gestión de correo electrónico y comunicaciones internas.
• Gestión de proyectos internos: coordinación de proyectos internos, incluyendo planificación, seguimiento y asignación de recursos.
• Control de calidad: garantizar la calidad de los productos o servicios de la empresa a través de procesos de control y seguimiento.
• Gestión de instalaciones y recursos: mantenimiento de las instalaciones físicas, gestión de activos y recursos de la empresa.
• Gestión de relaciones con proveedores: negociación y mantenimiento de relaciones con proveedores de bienes y servicios.
• Comunicación con los clientes: una relación comunicativa basada en la fluidez, la transparencia y la sinceridad siempre es un valor en alza, máxime en las relaciones empresariales. Es, sin duda, una función importante de Back Office. El contacto directo y regular con los clientes, bien sea vía telefónica, email o SMS, es necesario para mantenerlos informados de cualquier tema que pueda ser de su interés.

¿Qué es un trabajo de back office?

El back office es habitual en informática con la puesta en marcha e instalación de las copias de seguridad y de las diferentes tareas que requieren soporte sistematizado. 

De igual forma, por back office podrían considerarse diversos elementos que sirven para desempeñar diferentes actividades relativas a dispositivos móviles, ordenadores, teléfonos móviles y otros equipamientos informáticos. Tampoco podemos olvidar el uso del back office para la gestión de efectivos por parte de entidades financieras o empresas que manejan un volumen considerable de efectivos e ingresos. 

Ante esta situación, y como hemos dicho, no es de extrañar que muchas empresas elijan externalizar el control de efectivos en otras compañías que son expertas en soluciones de back office.

¿Qué es el back office de una página web?

Es la parte que el cliente no ve, la parte trasera de una tienda online o de una página web y que necesita de una estructura y atención para que esté activa y se pueda producir la relación comercial. Edición, gestión y seguimiento de emails en campañas de email marketing son sólo algunas de las funciones que puede controlar el back office de una página web.

Las nuevas tecnologías de comunicación acercan a las empresas con los clientes de forma bidireccional. Un ejemplo concreto son las campañas de email marketing o incluso el envío de emails (sin llegar a ser masivos). 

Para la redacción, gestión y tramitación de los emails es necesario contar con un departamento de Back office encargado de cribar los emails que no necesiten gestión de los que sí la requieren. Posteriormente será obligatorio clasificarlos por tipo de gestión (si es facturación, pagos, reclamación, tramitación de pedido, etc.).

¿Cuánto gana un back office?

Los servicios externalizados de back office tendrán unos costes distintos dependiendo de las tareas que se encomienden a la empresa subcontratada, incluso hay factores como el tipo de empresa, la industria y la ubicación geográfica que pueden hacer que las diferencias sean muy notables

En resumen, las funciones de un back office son esenciales para el funcionamiento eficiente de una organización, ya que se ocupan de una variedad de tareas internas que respaldan las operaciones comerciales. Estas funciones a menudo son vitales para la toma de decisiones estratégicas y el cumplimiento de objetivos a largo plazo de la empresa.