Toda empresa sabe la cantidad de documentación que se acumula mes a mes en su negocio. Pero, ¿durante cuánto tiempo tienes que guardar toda esa documentación? Esta es una pregunta que se va repitiendo cada año en la mayoría de las empresas. Hoy te ayudaremos a solventar todas esas dudas.
Normativa Mercantil
De acuerdo con el artículo 30 del Código de Comercio, los empresarios han de conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. Esta obligación se mantiene en los casos de que el empresario haya cesado su actividad, en su fallecimiento donde la obligación recaerá sobre sus herederos y en el caso de disolución de sociedades, donde serán sus liquidadores los obligados a cumplir la norma.
Aun así, hay cierta documentación que recomendamos mantener de manera indefinida como son: los libros oficiales de contabilidad, cuentas anuales, contratos a largo plazo y las copias de seguridad informáticas de los registros contables.
Normativa fiscal
La Ley General Tributaria, establece que toda la documentación de naturaleza fiscal ha de conservarse durante cuatro años, contando desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, para que Hacienda pueda determinar la deuda tributaria o también para que el contribuyente pueda solicitar la devolución de impuestos. Tenemos que prestar especial cuidado con casos que pueden surgir como:
- Interrupciones: Si Hacienda interviene para revisar los impuestos o se presenta una declaración complementaria, el plazo de los cuatro años de conservación de dicha documentación, comenzaría de nuevo. A modo de ejemplo, si una documentación del año 2016 finaliza la conservación en el año 2020, pero en el año 2018 Hacienda revisa esos impuestos, la conservación comenzaría de nuevo y terminaría en el 2022.
- Activos: las facturas de un activo amortizable tenemos que conservarlas cuatro años desde que finaliza dicha amortización. Es decir, si compramos un activo en septiembre de 2016 que amortizaremos durante 5 años, en septiembre de 2021 comenzaremos a contar los cuatro años, ya que ha finalizado el plazo de amortización.
- Pérdidas: si un ejercicio tiene pérdidas, el plazo de conservación de esa documentación se extenderá a diez años.
- Inmovilizado: si se adquiere un inmovilizado para la actividad empresarial cuya imputación sea superior a 3.005,06€ se deberá conservar las facturas durante nueve años si son considerados muebles y durante catorce años si son inmuebles.
IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido)
De acuerdo con el artículo 29 de la Ley General Tributaria, establece la obligación de empresarios y profesionales de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos, y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias. Por otro lado, en el artículo 165 de la Ley del IVA, establece que todos estos documentos han de conservarse durante cuatro años que es el plazo de prescripción del impuesto.
¿Cómo tenemos que conservar toda esta documentación?
La documentación que hemos de conservar ha de ser siempre original, no pueden guardarse copias escaneadas ni fotocopias. Ha de conservarse adecuadamente en papel o en medios electrónicos siempre y cuando pueda garantizarse su autenticidad, contenido, legibilidad y legalidad.
Todas las empresas y profesionales han de asumir todas las responsabilidades originadas de su negocio, incluyendo la conservación en los diferentes plazos de toda la documentación derivada de este.
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