Hombre manipulando con su dedo una pantalla digital

Seguramente alguna vez hayas escuchado alguna vez el concepto “data archiving”. Sin embargo, quizá no conozcas al completo qué es y cómo puede utilizarse en beneficio de tu negocio.

¿Qué es el Data Archiving?

Se conoce como Data Archiving al proceso mediante el cual se protegen y retienen datos para ser almacenados durante un periodo de tiempo bastante amplio. De esta manera, se permite que la información más importante y sensible esté almacenada en lugares muy seguros hasta que llega el momento en que debe ser utilizada.

Diferencia entre Data Archiving y Back Up de datos

Aunque muchas veces estos términos parecen ser similares, encierran ciertas diferencias que conviene conocer, ya que entre una copia de seguridad de datos y el data archiving conviene saber qué es mejor para cada situación:

  • Ubicación: una copia de seguridad está almacenada en los servidores, mientras que el Data Archiving los traslada a un lugar más seguro.
  • Velocidad: en el caso de una copia de datos, la velocidad es muy importante. Es necesario subir y actualizar datos constantemente para mantener la copia al día. Sin embargo, en el caso del data archiving, la velocidad no es tan primordial ya que no se busca acceder a estos datos de manera urgente.
  • Duración: en una copia de seguridad, los datos son almacenados con cierta frecuencia, mientras que, en el archivo de datos, la información puede ser guardada durante meses, o incluso años.
  • Objetivo: El archivo de datos no es necesario para las actividades operativas, sino más bien para mantener una información que en un momento dato pueda ser útil o relevante. Por otro lado, la copia de seguridad tiene como uno de sus objetivos ofrecer la posibilidad de poder restaurar la información hasta el punto más actual posible en caso de ser necesario.

¿Cuándo utilizar el Data Archiving?

Cualquier empresa u organización que acumule y alcance una cantidad de datos significativa debería recurrir a la opción de archivar los datos.

Si no hay grandes cantidades de datos, con realizar de manera recurrente algún Back Up podría ser suficiente. Aunque ya hemos visto que son dos opciones diferentes, el Data Archiving no suele utilizarse cuando la cantidad de datos no es muy grande. No obstante, hay que tener en cuenta que esto puede pasar en una empresa y organización reciente ya que, conforme van pasando los años, se va acumulando información, y es entonces cuando se debe recurrir al Data Archiving.

De esta manera, se consigue liberar espacio para poder guardar nueva información, y esto resulta muy importante en los casos en los que se cuenta con un espacio de almacenamiento limitado, que no debe estar ocupado por información que no es útil para el día a día y que además puede hacer que el acceso a la información sea mucho más lento al estar más saturado el espacio.

Por eso, podemos decir que los dos beneficios principales de archivar datos son la capacidad de liberar otros dispositivos de almacenamiento y el ahorro, al no tener que ampliar la capacidad de dicho almacenamiento de manera recurrente y emplear menos recursos en su gestión.

Recuerda que es muy importante llevar a cabo una correcta gestión de datos para poder sacarles todo el partido para tu negocio.

Cómo llevar a cabo el Data Archiving de manera correcta

Una vez se toma la decisión de que es necesario recurrir al archivado de datos, es importante tener en cuenta una serie de factores para ejecutarlo de la manera más correcta:

  • ¿Qué información se va a guardar? No se trata de almacenar por almacenar. Quizá este es un buen momento para decidir si se está guardando información útil o si se está ocupando el espacio de almacenamiento con información que no es relevante en el presente ni lo será, posiblemente, en un futuro. 
  • Ciclo de vida de los datos. Una vez se decide la información que se va a guardar, hay que decidir durante cuánto tiempo. Muchas veces, por temas de legislación, es importante almacenar una serie de datos durante, al menos, un periodo de tiempo de terminador y ya después pueden destruirse. ¿Es necesario acabar con esa información una vez pasado el periodo obligatorio? ¿Se va a establecer un margen temporal ligeramente mayor? Debemos hacernos estas preguntas para saber qué información va a estar guardada durante mayor o menor tiempo.
  • Política de archivado. Una vez decidido qué tipo de información se va a subir durante cuánto tiempo, hay que establecer las reglas para los procesos de subida y acceso a esta información para que, además de estar los datos ordenados, cualquier persona de la organización pueda entender el criterio de almacenamiento en cualquier momento.

Como ves, el Data Archiving muchas veces termina siendo algo de vital necesidad en una organización o empresa que va adquiriendo cierta madurez. Por eso, cuanto antes te familiarices con el término y sus procesos, antes podrás disfrutar de todos sus beneficios.

Data Management

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