Cuando se habla de optimización, se habla de la forma de llevar a cabo un proyecto de la mejor forma posible con los recursos de los que se dispone en ese momento. En este sentido, hablamos de optimización de recursos de impresión como una forma de ahorro en los costes o gastos de impresión, pudiendo disfrutar de este servicio pero al mismo tiempo cuidando detalles del corte económico e incluso medioambiental. Además, está comprobado que la optimización de recursos en una empresa puede mejorar la productividad y mejorar el servicio en relación al cliente. Uno de los primeros pasos para optimizar los recursos de impresión o de cualquier otro tipo, es el diseño de un mapa o listado de necesidades o indicadores así como de objetivos. Se trata de una de las soluciones de impresión más obvia y que aún así muchas veces se olvida. De esta manera puede realizarse una primera evaluación en los que se establezcan prioridades y se diseñen los esbozos para las estrategias de consecución de objetivos. Asimismo también hay que establecer un sistema de seguimiento que realice comprobaciones sobre cómo se está llevando a cabo el proceso, en qué hay que mejorar, qué se está haciendo mal, etcétera. Muchas empresas optan por hardwares de gestión de impresiones o la instalación de un hardware específico para solucionar sus problemas de optimización de impresión. Es cierto que estos sistemas ayudan a controlar las impresiones, pueden establecer límites de impresión e incluso puede adaptarse a un modo ecológico que permita por ejemplo el derroche de tinta o de papel innecesario, cumpliendo así una función medioambiental. Sin duda, se trata de una idea estupenda, pero muchas empresas se limitan a ello cuando hay más formas de optimizar recursos de impresión. Sin más. Y en este sentido, hay detalles que se escapan y que deben revisar profesionales de soluciones de impresión como es nuestro caso. Por ejemplo, hay que vigilar:
- -el mantenimiento de según qué dispositivo,
- -los costes ocultos,
- -los software de contabilidad de impresiones,
- -opciones de digitalización de archivos,
- -aplicaciones desarrolladas para una función concreta…
E incluso la ubicación de las máquinas de impresión. Parece increíble pero el lugar donde se encuentra un dispositivo de impresión en un centro de trabajo puede determinar la productividad en valores muy interesantes que algunos expertos cifran en torno al 20%. Además, en ocasiones hacen falta formaciones o charlas que divulguen entre los empleados de una empresa las recomendaciones para una buena práctica. En esas charlas pueden incorporarse pequeñas anotaciones o trucos cotidianos, como por ejemplo, insistir en el gasto que suponen las impresiones de documentos a color (en este caso la solución más obvia es realizar las impresiones a blanco y negro); imprimir a doble cara… Especialmente en los departamentos relacionados con la administración las prácticas de ahorro son fundamentales. Y sin embargo, para proyectos de gran envergadura, ya sea tanto en cantidad como en calidad, es mejor contar con un grupo de profesionales con un sistema de seguimiento y desarrollo de soluciones de impresión establecido, como es nuestro caso. Desde hace años tenemos habilitado un proceso formado por hasta diez etapas en los que se tiene en cuenta cada detalle para la satisfacción final del cliente. Asimismo, contamos con un riguroso control de calidad que garantiza resultados perfectos. Conocemos la importancia de una buena optimización de los recursos y la importante labor que desempeña en la mejora de productividad y el ahorro de costes de las empresas. Porque pequeños detalles conforman un todo y la optimización de recursos puede ser uno de ellos.
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