Requisitos para la inclusión de datos en ficheros de morosos

La inclusión de datos en los denominados "ficheros de morosos" es una práctica común en el ámbito empresarial español, con un enfoque que busca proteger los derechos de los acreedores y garantizar la solvencia económica. Sin embargo, este proceso está sujeto a una rigurosa normativa en materia de protección de datos, lo que garantiza que los derechos de los deudores también sean respetados. A continuación, se abordarán los requisitos necesarios para la inclusión de datos en ficheros de morosidad, así como las implicaciones legales que conlleva.

¿Qué son los ficheros de morosos?

Los "ficheros de morosos" son bases de datos que agrupan información sobre individuos o empresas que tienen deudas impagadas. Jurídicamente, estos ficheros son considerados "ficheros de cumplimiento e incumplimiento de obligaciones dinerarias". Forman parte de la categoría de "ficheros de solvencia patrimonial y crédito", que se regulan bajo la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y este reglamento de (GDPR) en el desarrollo  del Real Decreto 1720/2007.

Requisitos para la inclusión en ficheros de morosidad

Para que los datos de individuos o empresas puedan ser incluidos en una lista de morosos, es fundamental que se cumplan ciertos requisitos establecidos por la normativa.

Veamos cuáles son:

• Existencia previa de una deuda cierta, vencida y exigible: La inclusión en ficheros de morosos solo puede llevarse a cabo si existe una deuda que sea clara, que ya haya vencido y que sea exigible. Esto implica que la deuda debe estar documentada y no debe estar sujeta a controversia. Además, es crucial que no se haya iniciado ninguna reclamación judicial, arbitral o administrativa respecto a esa deuda.
• Plazo de inclusión: La normativa establece que no deben haber transcurrido más de seis años desde la fecha del impago o del vencimiento de la obligación. Esto asegura que la información en los ficheros de morosidad se mantenga actualizada y relevante, evitando que datos antiguos y posiblemente irrelevantes afecten la solvencia de un individuo o empresa.
• Requerimiento previo de pago: Antes de incluir a un deudor en un fichero de morosos, es necesario que el acreedor realice un requerimiento previo de pago. Este requerimiento debe ser formal y debe dejar constancia de que se ha solicitado el cumplimiento de la obligación. Esto protege a los deudores, ya que asegura que han tenido la oportunidad de saldar su deuda antes de ser registrados en una lista de morosos.

Obligaciones del acreedor

El acreedor, o quien actúe en su nombre, tiene la responsabilidad de conservar la documentación que acredite la existencia de la deuda impagada y el requerimiento previo de pago. Esta documentación debe estar disponible tanto para el responsable del fichero como para la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). La falta de esta documentación podría dar lugar a la nulidad de la inclusión en el fichero.

También, el responsable del fichero, y una vez que se ha producido el pago o cumplimiento de la deuda, debe proceder a la cancelación inmediata de todos los datos relacionados con esa obligación. En caso de que la deuda no sea saldada, los datos deben ser cancelados automáticamente a los seis años desde el vencimiento de la obligación, a menos que la deuda tenga un vencimiento periódico, en cuyo caso se aplicará el mismo plazo a partir de cada vencimiento.

El responsable del fichero de morosidad puede obtener los datos de diversas fuentes. Esto incluye al propio interesado, con su consentimiento, o a través de un acreedor. También es posible obtener datos de fuentes accesibles al público, como censos promocionales, registros telefónicos, medios de comunicación y listas de grupos profesionales. Sin embargo, si los datos se obtienen de otras fuentes, como internet o el registro mercantil, se requiere el consentimiento explícito del afectado.

Otra de las obligaciones que se debe tener en cuenta es que antes de la creación de un fichero común de incumplimiento de obligaciones dinerarias, el responsable debe notificar a la AEPD. Esta notificación incluye la verificación de que los datos son adecuados, pertinentes y no excesivos. Además, los datos deben tratarse con la finalidad específica para la que fueron recabados, garantizando así que el tratamiento de la información cumpla con la normativa vigente.

Los requisitos para la inclusión de datos en ficheros de morosos es un proceso que requiere cumplir con una serie de aspectos legales y normativos para proteger tanto a los acreedores como a los deudores. Los ficheros de morosidad son herramientas valiosas para la gestión de créditos, pero deben manejarse con rigor para asegurar el respeto a la privacidad y los derechos de las personas. Consultar ficheros de morosos debe hacerse con la comprensión de que la protección de datos es una prioridad, y cada paso en este proceso debe estar debidamente documentado y justificado.