Cada vez son más las empresas que recurren a este servicio. Da igual el sector o si son pequeñas o grandes compañías, el caso es que, a veces, por falta de tiempo, cualificación del personal o simplemente por querer alcanzar mayores beneficios, las empresas optan por un servicio de outsourcing.
Para todos los que aún estén poco familiarizados con el término, el outsourcing consiste en la subcontratación de uno o varios servicios en diferentes empresas.
Las 10 claves en la implantación de una solución outsourcing
Esta estrategia gana cada día más relevancia en el mundo empresarial. A medida que se analiza la eficiencia operativa de este servicio, vemos que la empresa se pueda enfocar en su actividad principal.
Es un proceso que se debe llevar a cabo tras una cuidadosa planificación y teniendo en cuenta cómo pueden verse afectados los empleados, así como vigilar que los niveles de productividad sean constantes y no se vean perjudicados.
Los pasos clave para su implantación, serían:
- Evaluar las necesidades reales: Poniendo el foco en los objetivos y expectativas a alcanzar con la subcontratación, hay que identificar qué áreas y funciones pueden ser derivadas.
- Estudio de posibles proveedores: Debemos evaluar su experiencia, historial, buscar referencias de sus clientes y estudiar bien sus capacidades y recursos.
- Acuerdos contractuales sólidos: Se elaborarán contratos claros para ambas partes donde se especifiquen los términos, condiciones, plazos, penalizaciones y responsabilidades.
- Analizar el ahorro en los costes productivos: Ya que eliminamos la necesidad de contratar y formar personal, habilitarlos con equipos costosos y otras infraestructuras necesarias para esos puestos.
- Apoyo en la creación de empleo: La subcontratación de tareas permite que otros profesionales puedan ejercer una función concreta en régimen de colaboración con una empresa. De esta forma, se fomenta no solo la puesta en común del trabajo compartido, sino también la creación de una red de contactos propios.
- Flexibilidad: La elasticidad en términos de organización empresarial es clave. En un contexto complicado, saturado de oportunidades y con poca diferenciación entre unas corporaciones y otras, conseguir la individualización puede ser posible con la subcontratación de proveedores externos, consiguiendo una empresa más flexible y ligera.
- Deducción del servicio a efectos fiscales: Esta es una de las claves más relevantes de todas las que existen. La deducción de los servicios a efectos fiscales es imprescindible para que cada vez más empresarios opten por esta práctica.
- Reducción de trabajo en ciertas áreas productivas: La subcontratación de servicios permite, por ejemplo, que la carga de trabajo de las áreas dedicadas a la contabilidad, recursos humanos, gestión y administración se vean reducidas casi a la mitad.
- Focalización en el core business: El outsourcing posibilita la optimización de los recursos concentrando el tiempo en aquellas áreas o secciones que son verdaderamente estratégicas para el futuro de la empresa.
- Reducción del riesgo en las inversiones: Todas las decisiones que se toman en el seno de las empresas presentan riesgos. Sin embargo, con la subcontratación de servicios la reducción del riesgo es prácticamente absoluta.
Otras consideraciones a tener en cuenta en una solución outsourcing
Por una parte, las empresas que prestan un servicio concreto son, por lo general, agentes expertos en esa actividad, con lo que el conocimiento y la actualización son constantes. De otra parte, confiar en otros profesionales con amplio conocimiento del sector resulta esencial para tener éxito en las operaciones realizadas. Uno de los sistemas más extendidos es adoptar soluciones tecnológicas para tu empresa, que pueden ser de gran ayuda para facilitar el engranaje productivo y aumentar la competitividad en tu sector.
Para garantizar el éxito de una operación basada en las soluciones outsourcing es importante tener en cuenta diferentes puntos esenciales. Aunque puede resultar obvio, en la implantación de las soluciones outsourcing no deben descuidarse determinados aspectos imprescindibles como son los siguientes:
- Protección de la confidencialidad: La externalización de algunos servicios, como la gestión de personal, la administración y base de datos, debe hacerse bajo un protocolo de seguimiento que garantice la inviolabilidad de los datos y la máxima protección de los mismos. La empresa debe tomar las medidas que considere oportunas para asegurar que no se produzca una situación basada en la vulneración de la confidencialidad.
- Costos claros: Se deben evaluar y tener en cuenta todos los costos totales, desde las tarifas de contrato hasta cualquier costo adicional que pueda surgir y no tengamos previsto.
- Compartir la misma cultura y valores es primordial: La relación comunicativa entre la empresa matriz y la empresa encargada de la explotación de los servicios debe ser continua. Es imprescindible reforzar el conocimiento mutuo de ambas empresas con el fin de evitar posibles pérdidas de información o falta de entendimiento.
- Mantener los niveles de motivación de los empleados: En algunos casos, los empleados de la empresa que subcontratan servicios pueden sentirse desconfiados y desmotivados ante la externalización de tareas.
- Seguimiento de los servicios subcontratados: Debemos evitar riesgos y tener planes de contingencia en el caso de que los subcontratados no cumplan con las expectativas y acuerdos alcanzados. La externalización de servicios no tiene por qué significar pérdida de control sobre el trabajo que se está realizando.
Viendo esto, entendemos por qué la mayoría de las empresas que deciden subcontratar servicios lo hacen con dos objetivos muy concretos en mente: optimizar tiempo y mejorar los recursos. De ahí que cada vez más empresas sean conscientes de la importancia de utilizar este tipo de procesos de trabajo basados en la confianza mutua entre compañías y en la generación de sinergias productivas.
Además, en una empresa, es muy importante vigilar que los niveles de productividad sean constantes, pero es esencial que los empleados de la compañía trabajen con buena actitud, sintiéndose una parte integrada en el proyecto y con total vocación por dar lo mejor de sí mismos. Esta situación no se consigue al azar, sino que es resultado directo de la buena relación entre ambas partes.
Desde CTI Soluciones podemos ayudarte en la gestión de soluciones outsourcing ya que somos expertos desde hace años en prestar este y otros servicios relacionados con la gestión de tareas productivas.
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