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Una base de datos es un conjunto de datos organizados y estructurados normalmente almacenados en un sistema informático, que puede recopilar datos personales, productos, pedidos u otras cosas. 
 
Las bases de datos son instrumentos de gran utilidad para gestionar grandes ficheros y facilitar la consulta de información.
 
Una base de datos normalizada tiene muchas ventajas para cualquier organización; desde llevar la contabilidad, organizar y prever gastos, planificar estrategias digitales o llevar el seguimiento de determinados productos. 
 
No obstante, para optimizar el uso de una base de datos es imprescindible que la base de datos esté correctamente diseñada para tener acceso a información precisa y actualizada. 
 
Es necesario invertir el tiempo necesario para tener un diseño correcto en nuestra base de datos con el  objetivo de que esta se ajuste a las necesidades de la organización y que pueda adaptarse fácilmente. 
 
En este post obtendrás la información necesaria sobre los conceptos básicos para diseñar una buena base de datos.

¿Qué es una base de datos bien diseñada? 


Es aquella metodología para estructurar datos, independientemente de su complejidad y tamaño, con el objetivo de facilitar su interpretación. Esta metodología para diseñar una buena base de datos se rige, a su vez, por algunos principios como: 

  1. Evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias.
  2. La información debe ser correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.
  3. Ayudar a respaldar y garantizar la precisión y la integridad de la información.
  4. Se ajusta a sus necesidades de informes y procesamiento de datos.

Pasos a seguir para conseguir diseñar una buena base de datos


Determinar el propósito de la base de datos. Es conveniente saber cómo vas a utilizarla y quién va a utilizarla. Para ello, puede emplear la técnica más tradicional; coge un papel y un lápiz y plasma la finalidad de la base de datos. Si la base de datos es compleja y va a utilizar mucha gente, lo ideal sería definir cómo y quién va a utilizarla en cada momento. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño.

Recopilar la información necesaria. Para asegurarnos que nuestra base de datos cumple con el objetivo marcado, es necesario recopilar todos los datos que vamos a tratar en ella. Podemos empezar a recopilar la información con la que ya contamos, como pedidos existentes o datos de clientes. Si no tienes información existente que recopilar, imagina que tienes que hacer un formulario para recopilar información del cliente. Después, enumere todos los elementos y haga lo mismo para cada informe que quiera crear pedidos, stock, ventas, devoluciones, suscripciones a newsletter, etc.

Convertir los elementos de información en columnas. Una vez hayamos identificado todos los elementos (u objetos) hay que empezar a dividir esta información en tablas.

En primer lugar, debes elegir las entidades principales, o asuntos. Por ejemplo, estos pueden ser productos, proveedores, clientes y pedidos. Cada uno de estos asuntos estaría formado por determinados objetos, por ejemplo, los objetos del asunto ‘producto’ podrían ser; referencia, talla, color, material, precio, etc.

En segundo lugar, debes determinar las columnas de una tabla, para ello, decide cuál es la información de la que necesitas realizar un seguimiento sobre el asunto registrado en la tabla. Por ejemplo, para la tabla ‘clientes’, una buena lista inicial de columnas estaría compuesta por nombre, apellidos, dirección, código postal, ciudad, provincia y correo electrónico.

Determina las claves principales. Una clave principal es un identificador único para cada registro (fila) de una tabla, por ejemplo: el número de identificación de empleado o un número de serie. Una clave principal siempre debe tener un valor y este valor no debe cambiar. Recomendamos usar un número único arbitrario como clave principal. Por ejemplo, podría asignar a cada pedido un número de pedido único. El único propósito del número de pedido es identificar un pedido. Una vez asignado, nunca cambia.

Crear las relaciones de las tablas. Repasa las tablas que has creado e identifica si existe alguna relación entre ellas. Por ejemplo, en una base de datos de productos y categorías existirá una relación entre las dos tablas porque una categoría puede tener varios productos asignados. La relación puede ser de uno a varios o de varios a varios, por ejemplo: un pedido puede incluir varios productos así como un único producto puede aparecer en varios pedidos. Para que se de la relación de tablas de varios a varios, se deben considerar ambas partes en la relación. Este sistema de diseño se llama relacional y es muy útil ya que los cambios que hagamos en un archivo, se manifiesta automáticamente en los demás.

Refina el diseño. Como último paso es recomendable repasar todas las tablas y empezar a usar la base de datos para comprobar que no hay fallos y que cumple con la finalidad pensada en un principio. ¿Has olvidado alguna columna? ¿La información pertenece a las tablas existentes o debes crear nuevas tablas? ¿Hay información duplicada? ¿Tienes tablas con muchos campos pero pocos registros y campos vacíos? Si es así, piensa en rediseñar la tabla para que tenga menos campos y más registros.

Es importante también que conozcas cómo gestionar una base de datos de forma correcta así como conocer los tipo de bases de datos para implementarlas de forma adecuada según las necesidades de tu empresa.

Estas son algunas de las preguntas que debes hacerte para identificar los posibles problemas de tu base de datos para ir optimizando su uso.

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