¿Qué es la gestión de cuentas a cobrar y para qué sirve?

La gestión de cuentas a cobrar es uno de los asuntos más importantes para las empresas por cuestiones obvias: la facturación debe ser una tarea perfectamente medida.

La facturación es una de las tareas que requieren más cuidado en una empresa, ya que los cobros dependen de ella. La facturación debe realizarse dentro de los periodos establecidos, porque cuanto antes se emita la factura antes se produce el cobro, es obvio. Pero también porque se da mejor imagen que emitiendo las facturas con retraso, lo cual da sensación de poca profesionalidad. 

De esta manera es conveniente tener muy controlada la gestión de cuentas a cobrar, procurando que su ejecución sea lo más eficaz posible y persiguiendo el objetivo de prevenir la morosidad.

Cómo hacer una buena gestión de cuentas a cobrar

Vemos que las cuentas a cobrar representan una parte fundamental en la administración tras las ventas a crédito realizadas por una empresa, es decir, los pagos que la empresa espera recibir de sus clientes en el futuro. 

Inicialmente y como base  esta gestión de cuentas a cobrar implica varias tareas clave:

• Facturación: emitimos facturas precisas y bien detalladas a los clientes por los artículos o servicios prestados.
• Seguimiento del pago: monitoreamos las facturas pendientes y nos aseguraremos de que los clientes paguen en el periodo acordado. Debemos gestionarlo para que los pagos se reciban puntualmente y así, mantener un flujo de caja saludable y poder cumplir con las obligaciones financieras de la empresa. Establecer un sistema de seguimiento de las facturas pendientes y ver de cerca las cuentas que están en riesgo de convertirse en incobrables. Esto puede incluir recordatorios automáticos por correo electrónico o llamadas telefónicas a los clientes.
• Cobro de deudas: si es preciso crearemos e implementaremos estrategias para recuperar los pagos atrasados. Desarrollar un plan para recuperar pagos atrasados, que puede incluir enviar recordatorios de pago, ofrecer planes de pago y, en última instancia, utilizar servicios de outsourcing de cobranza externa si es necesario.
• Registro contable: deberemos tener un registro preciso y actualizado de las transacciones relacionadas con cuentas a cobrar. Implementar un software de gestión de cuentas a cobrar puede automatizar muchas de las tareas administrativas, desde la emisión de facturas hasta el seguimiento de pagos. Estas herramientas también ofrecen informes y análisis que pueden ayudar a gestionar mejor las finanzas.

Esta es una forma efectiva y ordenada de trabajar la gestión de cobros pero el modelo se debe ampliar con otras acciones relacionadas y que nos pueden ayudar eficazmente facilitando el proceso de la gestión de cuentas a cobrar.

Qué pasos debemos seguir en la gestión de cuentas a cobrar

Siguiendo estos pasos tendremos un mejor control en la gestión de cobros.

1. Análisis, que incluye estrategias de gestión basadas en estructuras para una gestión óptima con criterios de información. Antes de otorgar crédito a nuevos clientes, realizar una evaluación exhaustiva de su solvencia. Esto puede incluir revisar sus informes de crédito, antecedentes financieros y referencias comerciales.
2. Seguimiento de la situación de los clientes gracias a la activación de vigilancias. La comunicación con el cliente es muy importante para asegurarnos la buena marcha de la gestión de cuentas a cobrar, pero también de todo tipo de actividades que realizamos. Por eso nos aseguraremos de que exista una buena línea comunicativa basada en la flexibilidad y medios técnicos avanzados que se aúnan con los más tradicionales, como teléfono, pero también una plataforma de gestión y de clientes que permite un seguimiento pormenorizado de cada caso, así como un acceso online.
3. Pre-vencimiento recabando en su caso información sobre posibles incumplimientos previstos en los pagos y sus motivos o causas. Se trata de un elemento clave para evitar la morosidad.
4. Control de incidencias y localización de deudores en paradero desconocido o de difícil contacto.
5. Verificación de la situación en la que estudiaremos los motivos del retraso y después se iniciará un dispositivo de búsqueda de soluciones para la cancelación de la deuda si procede.

Una gestión de cuentas a cobrar profesional y bien organizada contribuye a mantener relaciones positivas con los clientes. La claridad en la facturación y el seguimiento proactivo de los pagos muestran a los clientes que la empresa es seria y profesional en sus prácticas comerciales.

En nuestro trabajo deberemos conseguir una excelente gestión de cuentas a cobrar. No obstante, la aspiración ideal de toda empresa es conseguir el pago anticipado de facturas.

Cómo favorecer la gestión de cuentas a cobrar

Sí, existen formas que pueden favorecer la gestión de cuentas a cobrar y que nos evitan problemas posteriores.

Por un lado está el pago anticipado de facturas. Podemos animar a ello ofreciendo una serie de ventajas a nuestros clientes.

• Establecer condiciones de crédito. Definir criterios específicos para otorgar crédito a los clientes y comunicar claramente estos términos a todos los empleados y clientes. Esto incluye los plazos de pago, las tasas de interés por pagos atrasados y las consecuencias de no pagar a tiempo.
• Concesión de crédito a clientes. Esto puede favorecer las ventas y diferenciarnos de la competencia, así como, mejorar la relación con los clientes.
• Vigilancia de los comportamientos de pago y realizar el seguimiento del cumplimiento de los cobros.

Por último, conviene señalar que, ahora que queremos que todo sea medible, aquí también podemos establecer unos indicadores clave de rendimiento (KPIs) en la gestión de cuentas a cobrar y que nos ayudarán en la toma de decisiones.

Podemos monitorear y evaluar los siguientes indicadores:

• Período promedio de cobro (DSO): Indica el promedio de días que tarda la empresa en cobrar sus cuentas a cobrar. Un DSO más bajo generalmente indica una mejor gestión.
• Tasa de incobrables: La proporción de cuentas que no se pueden cobrar en comparación con las ventas totales a crédito.
• Rotación de cuentas a cobrar: Mide cuántas veces en un período las cuentas a cobrar se convierten en efectivo. Una mayor rotación indica una mayor eficiencia.

El resultado de todo este estudio es conseguir una buena salud financiera en la empresa, por eso, la gestión de cuentas a cobrar es una función crítica en la administración contable en una compañía o una Pyme. Al asegurarnos que las facturas se emitan correctamente y los pagos se reciben a tiempo, las empresas pueden mantener un flujo de caja saludable, minimizar las pérdidas por incobrables y mantener relaciones positivas con los clientes. Implementar políticas claras, utilizar tecnología de gestión y monitorear indicadores clave de rendimiento son prácticas esenciales para una gestión efectiva de cuentas a cobrar. Al hacerlo, las empresas pueden mejorar su estabilidad financiera y operar de manera más eficiente y rentable.